Jak wiadomo od niepamiętnych czasów, sama treść, nawet najdoskonalsza, bez formy znaczy niewiele. Gdyby suknia nie zdobiła człowieka, nie byłoby przemysłu odzieżowego, a kot w butach nie uczyniłby swego pana królem.
Wiemy już, jak do arkusza włożyć treść, nasze funkcje dostarczają jej aż nadto. Pora więc zająć się formą – i tu, paradoksalnie, ujawnia się jeszcze chyba potężniejszy potencjał funkcjonalny arkusza kalkulacyjnego.
Formatowanie, prezentacja i łatwy wydruk danych to,
obok formuł i funkcji, największa siła arkusza kalkulacyjnego.
Popularność Excela jest spowodowana m.in. przez fakt, że był to jeden z pierwszych arkuszy kalkulacyjnych „na białym tle”, na którym, oprócz liczb, mogą powstawać różne formy graficzne: tabele, pogrubienia, podkreślenia, tysiące czcionek różnej wielkości i kolorów, tła nie tylko jednokolorowe, ale też pochodzące z plików graficznych. Wreszcie, można na arkuszu kalkulacyjnym rysować. Schematy blokowe, organizacyjne, modele (tu np. finansowy model Du Ponta) mogą zostać wyrysowane w arkuszu, a formuły i funkcje dalej będą wyliczały swoje wartości – efekt (czytelność) będzie o wiele lepszy!
A wszystko to (większość) kryje się w naszym Excelu pod prawym klawiszem myszy w opcji „Formatuj komórki”. Na Rys.1. pokazano tylko jedną kartę tego okna, dotyczącą formatowania czcionek – imponujące bogactwo opcji.
Rys.1 .Opcja „Formatuj komórki”
Czegóż tu nie ma? Gdybyśmy zaczęli tylko wyliczać, nie starczyłoby tej strony. Więc, Szanowny Czytelniku, kliknij i samodzielnie wszystko wypróbuj.
Jak już wspomniałem, czytelność jest cechą wartościową, jak ją więc uzyskać w gąszczu tych wszystkich opcji? Jak spowodować, żeby oczy czytelnika skierowały się na rzeczy ważne, ale żeby jednocześnie nie zgubić szczegółów. Przyjrzyjmy się poniższemu arkuszowi.
Rys.2. Bilans sformatowany
Dość czytelny, jak na nudne sprawozdanie finansowe. Proszę mi wierzyć, że jest to jednak nic w porównaniu z niektórymi dziełami, które widujemy w różnych firmach. Powstał nawet swojego rodzaju zbiór zasad tworzenia form takich sprawozdań – oto one:
- Sprawozdanie finansowe o objętości większej niż dwie strony trafia na półkę bez przeczytania - więc nie może mieć więcej niż dwie strony (dwa ekrany) w formie najbardziej zagregowanej (zwiniętej)
- Każda pozycja takiego sprawozdania powinna być „podparta” szczegółami, możliwie łatwo dostępnymi, a najlepiej, gdyby do tych szczegółów coś nas poprowadziło. Łącza na stronach internetowych stanowią tu ideał wart naśladowania.
- Kolory sprawozdania finansowego nie mogą krzyczeć głośniej, niż zawarte na nim liczby – wystrzegać się należy kolorów ostrych, kolor czerwony, jak wiadomo, przez księgowych odczytywany jest jako „minus”, nie podkreślajmy zatem zysku naszej firmy kolorem czerwonym! Używamy kolorów pastelowych, chyba, że trzeba coś podkreślić lub zasygnalizować – wtedy sprawdzają się kolory świateł drogowych: zielone – dobrze, żółte – uwaga, czerwone – coś nie tak.
- Dobrze jest, jeżeli na sprawozdaniu, obok liczb, umieszczona jest jakaś forma graficzna. Może to być logo na fakturze, uśmiechnięte twarze biznesmenów na sprawozdaniu finansowym, albo graficzna prezentacja, zawartych na tymże sprawozdaniu liczb. Jeden wykres może powiedzieć więcej, niż tysiąc liczb.
Czyli, proszę zwrócić uwagę, jest to lekcja bardziej oszczędności, niż popisów graficznych.
{Struktura arkusza} Najważniejsza we wszelkiego typu raportach jest ich struktura – jak się ją tworzy w arkuszu Excela? Spójrzmy na arkusz poniżej. Grupa B.Aktywa obrotowe jest zwinięta, nie widać szczegółów, grupa A.Aktywa trwałe rozwinięta, rozwinięta jest również jej podgrupa II. Rzeczowe, itp. Zwijaniem i rozwijaniem możemy sterować, klikając „+” i „-„ nad kolumnami lub na lewo od wierszy.
Aby utworzyć taką strukturę należy zaznaczyć cały wiersz lub grupę wierszy i wybrać z menu: Dane / Grupy i Konspekt / Grupuj lub użyć skrótu [Alt+Shift+KursorWPrawo]
Można stworzyć do 8 poziomów takiej struktury – jej stopień jest pokazywany nad wskaźnikami struktury (w przypadku grupowania wierszy). Jeżeli zatem, w jednym z wierszy mamy formułę sumy innych wierszy, te wiersze analityczne zaznaczamy i „grupujemy”, czyli ustawiamy niżej w hierarchii arkusza. Możemy grupować i rozgrupowywać [Alt+Shift+KursorWLewo] pojedyncze grupy, możemy też robić to „hurtem” na wybranym poziomie struktury, klikając numer wybranego poziomu struktury.
Z kolumnami należy postępować analogicznie.
Każda pozycja powinna mieć czytelny opis, na opisy takie należy zawsze przeznaczyć jedną kolumnę i jeden wiersz arkusza, nazywa się to czasami etykietami wierszy i kolumn (patrz: rys.2. – etykiety w kolumnie A i daty w wierszu 1.)
Szanowny Czytelniku, w felietonie o formatowaniu, powinno się znaleźć dużo informacji o formatowaniu. Jak już wspomniałem, samo wyliczenie tych opcji zaśmieciłoby ten tekst. A poza tym niepotrzebnie powtarzałbym to, co każdy użytkownik Excela wiedzieć powinien: W każdym Excelu jest przebogata pomoc, dostępna w menu Pomoc lub pod klawiszem [F1]. Wystarczy w kreatora odpowiedzi wpisać tekst „Jak sformatować komórkę?”, „Jak sformatować czcionkę?”, itp., a natychmiast zostanie wyświetlona pełna lista tematów, dotyczących formatowania. Polecam tę drogę zdobywania informacji podstawowych.
Rys.3. Wykorzystanie wbudowanej pomocy Excela
{ciekawsze opcje formatowania} Wśród opcji formatowania należy jednak zwrócić uwagę na kilka z nich. Nie tyle z powodu ich przydatności, ile z powodu nagminnego, błędnego ich użycia.
Na standardowym pasku narzędzi „Formatowanie” nie umieszczono domyślnie powszechnie używanego formatu liczbowego „# ##0.00” – niestety nie możemy go również znaleźć na liście gotowych narzędzi w menu Narzędzia / Dostosuj / Karta:Polecenia.
Format taki możemy uzyskać o wiele szybciej, niż klasyczną drogą, czyli poprzez: prawy przycisk myszy (lub [Shift+F10]) / Formatuj komórki, karta:Liczby / Liczbowe (i tu odp. opcje) – po prostu wystarczy użyć skrótu [Ctrl+Shift+1].
Spróbujemy nadrobić ten błąd twórców Excela pod koniec naszego cyklu, gdy będziemy go dostosowywać do naszych potrzeb, między innymi poprzez pisanie makr.
Pełna lista skrótów, dotyczących formatowania komórek – pod artykułem.
Jeżeli paski narzędzi Standardowy i Formatowanie znajdują się w jednym wierszu, co powoduje niedostępność wielu ikon, możemy to zmienić poprzez zaznaczenie odp. opcji w menu Narzędzia / Dostosuj / karta:Opcje.
Warto omówić kilka formatów, dostarczanych przez Excela.
Excel potrafi wyświetlać ułamki : okno Formatuj komórki / Liczby:Ułamkowe ,
Numery telefonów – j.w.:Specjalne: numer telefonu 7 cyfr,
dziesiąte części sekundy – j.w.: Niestandardowe:”mm:ss,0”. I wiele innych.
Excel umożliwia wpisywanie danych numerycznych, jako tekstowe. Aby wpisać konto „010” nie można zrobić tego bezpośrednio, bo Excel zinterpretuje to jako liczbę 10, należy albo uprzednio sformatować komórkę na Formatuj komórki / Liczby:Tekstowe, albo wpisać ‘010 , czyli „010” poprzedzając tekst apostrofem. Będziemy w naszym cyklu przypominać o tej opcji wielokrotnie, bo jest to opcja równie efektywna, co nieznana.
Excel umożliwia wyśrodkowywanie tekstu w komórkach, a nawet w zakresach komórek. Opcja „scalaj komórki” umożliwia traktowanie scalonego zakresu jako całości. Nie polecam jednak jej stosować tak nagminnie, jak się to robi w praktyce – uniemożliwia ona bowiem wyszukiwanie danych w tabeli, a „scala” się głównie komórki w nagłówkach tabel.
Polecam używanie opcji ochrony komórki (karta Ochrona w oknie Formatuj komórki. Rzadko się to stosuje, a może być przydatne. Gdy dla danego zakresu komórek zaznaczymy opcje Zablokuj, a następnie postąpimy zgodnie z zapisaną w tymże oknie instrukcję, możemy sterować, do których komórek inni użytkownicy naszego arkusza mogą, a do których nie mogą wprowadzać własnych danych i formuł. Opcja Ukryj również wymaga ochrony arkusza.
Zbyt rzadko używa się również innej, ciekawej opcji, dostępnej w każdym Excelu, a mianowicie autoformatowania (Menu: Format / Autoformatowanie). Sporządziłe(a)ś zestawienie – spróbuj najpierw dać się wykazać grafikom firmy Microsoft i sformatuj go jednym z dostępnych szablonów – zawsze możesz się wycofać poprzez „Cofnij” lub skrót [Ctrl+Z]. Możesz również ich poprawić, najpierw wybierając szablon, a później dopracowując format niektórych komórek ręcznie.
Jedną z ciekawszych opcji, dotyczących formatowania w Excelu, jest opcja formatowania warunkowego. Format, określony przez użytkownika, jest wyświetlany, gdy zachodzi warunek, określony w ramach tego formatu.
Ustawmy format, który wprowadzi pomarańczowe tło, dla rozrachunków, dla których termin płatności minął na podstawie wartości formuły sprawdzającej warunek
Rys.4.Formatowanie warunkowe na przykładzie rejestru rozrachunków
{formatowanie wydruków} Pomimo faktu, że system Windows sam w sobie oferuje technologię WYSIWYG (What You See Is What You Get – Dostajesz to, co widzisz) i wydruki rzeczywiście na ogół wyglądają tak, jak arkusze (Nie zawsze i nie we wszystkich systemach zachodzi ta reguła), żądany wydruk dobrze jest dopracować pod kątem jego formatu.
Podstawowe opcje formatowania wydruku to nagłówki i stopki, polecam używanie nagłówków i stopek zawierających automatyczną informację o numerze strony i całkowitej ilości stron – ustawiamy te opcję w następujący sposób:
Rys.5. Ustawianie automatycznego numerowania stron wydruków
Wydruk można również skalować, nie niszcząc ani wielkości czcionek, ani zadanego podziału na strony – opcja Dopasuj do na karcie Strona w ustawieniach wydruku.
Podsumowanie:
Elastyczność o
Test umiejętności
- Odtwórz arkusz przedstawiony na Rys.2.
- Sformatuj komórkę z funkcją Suma(zakres) tak, aby wyświetlała tło czerwone dla wartości ujemnych, a zielone dla dodatnich
- Sformatuj wydruk tak, aby w nagłówku pojawiała się nazwa pliku, data i czas jego edycji, a w stopce informacja [która strona] z [ilość stron].
Skróty klawiszowe:
Formatowanie:
[Ctrl+Shift+1] do [Ctrl+Shift+5] – skróty szybkiego
formatowania
[Ctrl+Shift+1] – formatowanie liczbowe “
[Ctrl+B] – pogrubianie czcionki
[Ctrl+I] – pochylanie czcionki
[Ctrl+U] – podkreślenie czcionki jedną linią.
Struktury danych:
[Alt+Shift+à] – Degradowanie w
hierarchii arkusza (grupowanie)
[Alt+Shift+ß] – Promowanie w hierarchii
arkusza (rozgrupowanie)