Cykl: Excel mało znany

Ci z Państwa, którzy czytali poprzedni, wstępny odcinek cyklu teraz zapewne chcą szybko się dowiedzieć, jak stworzyć arkusz wykonania budżetu za kilka miesięcy na podstawie danych pobranych wprost z systemu f-k i przy pomocy jednej formuły.

Świetnie, tak się stanie. Ale .. proszę się uzbroić w cierpliwość, nie od razu budżet zbudowano.

Aby umieć tworzyć takie arkusze trzeba ...przez wakacje czytać GP w czwartki.

Kilka czwartków trzeba poświęcić, ale za to wiemy, dokąd zmierzamy, a wówczas łatwiej się znosi trudy nauki.

W kolejnych odcinkach zaprezentujemy: środowisko pracy Excela, formuły arkuszowe, funkcje i ich parametryzacja, formatowanie wyglądu arkusza i ustawienia wydruku, wpisywanie danych do arkusza. Obiecujemy, że z każdym odcinkiem będziemy bliżej do tego arkusza.

Środowisko pracy i jego ustawianie

Na początek poznajmy nieco głębiej środowisko, w którym będziemy się poruszać przez całe wakacje.

Uruchomienie Excela wywołuje na ekran komputera interaktywne okno do współpracy z użytkownikiem. Znajdujemy się w miejscu, w którym spędzimy zapewne większość dnia. Postąpmy więc podobnie, jak wtedy, gdy dopasowujemy sobie odległość fotela od pedału gazu i kierownicy, lusterko wsteczne, albo w innej sytuacji - ustawienie klawiatury komputera. Nikt przy zdrowych zmysłach nie pozostawi tych elementów w położeniu, w którym znajdowały się po wyjściu z fabryki, bo niektórzy nie dosięgnęli by nawet do pedału gazu a inni nie pomieściliby nóg!

Excel ma ustawienia „średnie” a ma nawet większe możliwości elastycznego kształtowania środowiska pracy. Ramy tych krótkich felietonów uniemożliwiają systematyczny przegląd wszystkich ustawień, dlatego podamy kilka najważniejszych, naszym zdaniem. Resztę zapewne czytelnicy, znając już zasadę i odczuwając nagłą ulgę z większej, niespotykanej wygody sami dokończą.

Poszukajmy Menu Narzędzia > Opcje

Rys.1 Ekran ustawień środowiska Excela.

Widzimy mnóstwo (13) zakładek z różnymi ustawieniami, niektóre mogą przyśpieszyć pracę wielokrotnie i warto o nich wiedzieć.

Inne mogą być zastosowane przez sprytnego kolegę, więc ich znajomość uchroni nas przed nieprzyjemnymi niespodziankami.

Zakładka „Widok”

Wyłączenie w widoku odznaczenia przy ustawieniu „Karty arkuszy” spowoduje, że nie znając skrótu klawiszowego Ctrl-PgDn, Ctrl-PgUp (Przejście do następnego/poprzedniego arkusza) nie będziemy mogli poruszać się między poszczególnymi arkuszami skoroszytu. Ba, nawet nie będziemy mogli sprawdzić, ile jest arkuszy w skoroszycie.

Zakładka „Ogólne”

Styl odwołania W1K1. Zaznaczenie pola wyboru przy tym ustawieniu spowoduje, że zamiast literowych oznaczeń kolumn pojawią się ich numery. Adresy komórek podaje się przy takim ustawieniu nie A1 (kolumna A, wiersz 1), lecz właśnie W1K1 (wiersz 1, kolumna 1).

Rzadko się z takich ustawień korzysta (głównie wówczas, gdy chcemy wiedzieć, który numer nosi odległa kolumna), ale lepiej znać to ustawienie i wiedzieć, jak je przestawić.

„Domyślna lokalizacja plików”. Wpisujemy tu ścieżkę dostępu do aktualnie najpotrzebniejszych plików i po każdym otwarciu Excela, kliknięcie ikonki „Otwarcie pliku” powoduje otwarcie okna dialogowego z ustawieniem na wskazany przez nas katalog. Unikamy przez to wiecznego szukania potrzebnego katalogu poczynając od nieśmiertelnych „Moich dokumentów”, zaśmieconych wszystkimi możliwymi plikami. Niestety, całą ścieżkę trzeba wpisać z ręki i się nie pomylić, inaczej Excel nie puści nas dalej, ale i nie podpowie prawidłowej ścieżki. Word jest w tym wypadku dużo wygodniejszy(tam można wskazać interesujący nas katalog).

„Przy uruchomieniu otwórz wszystkie pliki w ..”.

Dzięki temu ustawieniu możemy zapewnić sobie otwarcie wszystkich potrzebnych plików już na starcie. Trzeba jednak uważać: w takim katalogu powinny być tylko pliki o formacie Excela, Excel na starcie będzie próbował otworzyć wszystkie pliki i nudził nas komunikatami, że pliki te mają niewłaściwe formaty.

Zakładka „Edycja”:

Edytuj bezpośrednio w komórce. Możemy dokonać wyboru, czy chcemy edytować formuły i liczby bezpośrednio w komórce, czy też wygodniej nam będzie to robić w pasku formuły, bezpośrednio nad oznaczeniami kolumn arkusza.

Zakładka „Przeliczanie” - Przeliczanie automatyczne/Przeliczanie ręczne

Jeśli chcemy, aby arkusz taki, jak budżet z poprzedniego odcinka nie powodował niepotrzebnych stresów, powinniśmy rozważyć to ustawienie. W profesjonalnych zastosowaniach z dużą ilością danych do przeanalizowania, w których każda formuła musi sprawdzić czasem kilkadziesiąt tysięcy komórek, przy dużej liczbie formuł w skoroszycie, a zwłaszcza, jeśli są one połączone z dostępem do dużych tabel danych, bardzo pomaga włączenie w zakładce „Przeliczanie” przeliczania ręcznego. Domyślnie Excel po każdej zmianie zawartości dowolnej komórki przelicza wszystkie arkusze. To jest zresztą jego wielka atrakcja: na bieżąco możemy śledzić zmiany sumy, zmieniając jeden ze składników. Mimo tego, że Excel musi wykonać wiele skomplikowanych obliczeń po każdym wciśnięciu klawisza Enter, dzięki wielkiej szybkości komputera, nawet dla większych arkuszy prawie tego nie zauważamy. Dla dużych i licznych arkuszy z funkcjami wyszukiwawczymi i sumującymi z warunkiem długie kolumny danych - czas obliczeń zaczyna się coraz bardziej wydłużać i po każdym wciśnięciu klawisza Enter czekamy coraz dłużej na wpisanie zawartości do kolejnej komórki.

Aby tego uniknąć wyłączamy przeliczanie automatyczne w zakładce Przeliczanie i wówczas przeliczanie odbywa się tylko na nasze żądanie: Klawisz F9 powoduje przeliczenie całego skoroszytu, Klawisz Shift-F9 – bieżącego arkusza. Jeśli chcemy przeliczyć tylko jedną komórkę – wchodzimy do edycji klawiszem F2 i wciśnięcie klawisza Enter powoduje przeliczenie tylko tej jednej komórki.

Niesposób w ramach krótkiego artykułu omówić szczegółowo wszystkich ustawień Excela, z tych przytoczonych widać jednak, że odpowiednie ustawienie nawet kilku z nich może bardzo ułatwić i przyśpieszyć pracę z arkuszem.

Własne ustawienia programu dokonane przez użytkownika stanowią swego rodzaju przełom psychologiczny. Użytkownik przestaje być nieśmiałym gościem w jakimś tajemniczym, obcym programie. Staje się gospodarzem, określającym warunki pracy, nadającym wyglądowi ekranu swoje indywidualne piętno, określającym reguły przetwarzania, zapisywania, drukowania, wnoszącym swoje własne zasoby. W miarę zwiększania swojej wiedzy o nim i umiejętności użytkownik coraz śmielej podporządkowuje sobie program, wprowadza coraz więcej swoich elementów i z zalęknionego amatora staje się pewnym siebie, chociaż nigdy nie wszechwiedzącym, ale zawsze otwartym na nową wiedzę, profesjonalistą. Celem naszego cyklu jest, aby jak najwięcej z naszych czytelników takiego przełomu doświadczyło.

Ustawienia, o których mówiliśmy dotychczas, decydują o tym, jak wygląda ekran programu, i jak realizuje on nasze polecenia. Rodzi się następne pytanie ...

Jak wydawać polecenia Excelowi?

Excel jest programem, który po uruchomieniu jest gotów do przyjmowania poleceń na wiele sposobów.

Możemy wydawać mu polecenia poprzez wybór pozycji z Menu (np. komenda „Otwórz plik...”), możemy wydawać te same polecenia klikając w ikonkę „rozchylonej teczki”, możemy również użyć skrótu klawiszowego Ctrl-O)

Najbardziej przydatne ikonki związane z odpowiednią grupą czynności są łączone w „paski narzędziowe”. Takich standardowych pasków Excel ma niespełna 20. Możemy zdefiniować własne paski narzędziowe oraz dodać własne pozycje Menu. Zamiast klikać wielokrotnie wyszukując schowaną głębiej pozycje Menu, klikamy raz w ikonkę.

Spróbujmy więc taką nowa ikonkę sobie przygotować:

Klikamy prawym klawiszem nad górną ramką ekranu – ukazuje się Menu. Widzimy teraz, ile pasków narzędzi mamy do dyspozycji. Pozostawiamy Czytelnikom samodzielne zgłębienie przeznaczenia niektórych z nich.

W zależności od wersji Excela różnych pasków narzędzi może być nawet parędziesiąt. Np w wersji 2003 są paski przeznaczone do wstawiania komentarzy (notatek) dotyczących poszczególnych komórek, rysowania elementów ożywiających arkusz o strzałki, elementy

graficzne, wygodniejszego niż przy pomocy poleceń Menu lub standardowego paska „Formatowanie”.

Jeśli nie chcemy używać jakiegoś paska, możemy go wyłączyć przez zlikwidowanie zaznaczenia przy nazwie paska.

Rys. 2 Menu pasków narzędzi

Pozycja – Dostosuj służy m.inn. do tworzenia nowych pasków, ikonek i podłączenia do nich istniejących i własnych poleceń

Ukazuje się ekran taki, jak na rys. 2. Klikamy na zakładce „Paski narzędzi” i widzimy następujący ekran:

Zaznaczone paski, to te, które są widocznie na ekranie w chwili uruchomienia Excela.

Inne są gotowe w każdej chwili do pracy. Wystarczy teraz go zaznaczyć.

Rys. 3 Menu Dostosowywanie

Klikamy teraz na przycisk „Nowy” i podajemy nazwę naszego paska np. „WażnePolecenia”

Nowy pasek narzędzi jest rodzajem kontenera, w którym zmieści się kilka ikonek reagujących na kliknięcia myszki wywołaniem odpowiednich przydatnych procedur.

Pasek ukazuje się na tle arkusza w postaci małego dwukolorowego prostokąciku. Jeśli klikniemy na nim myszką lewym klawiszem i przytrzymamy klawisz, to będziemy mogli przesuwać nasz pasek w różne miejsca arkusza, w sąsiedztwo pasków standardowego i formatowania, albo na prawy lub dolny bok obramowania.

Pasek na razie jest pusty. Spróbujmy teraz postąpić tak, jak majterkowicz, który kupił w sklepie ogromny zestaw narzędzi (to te wszystkie paski z ikonkami, których spis widzimy na rys.2) ale do pracy w ogrodzie bierze kilka, które mu będą potrzebne.

Kompletowanie swojego podręcznego zestawu polega po prostu na przenoszeniu (wciśnięciu lewego klawisza myszy nad ikonką i przytrzymaniu go, następnie przesunięciu myszy z „zaczepioną” ikonką) ikonek z pasków źródłowych do naszego paska, ale – uwaga – z wciśniętym klawiszem Ctrl. Dzięki temu ikonki oryginalne zostają na miejscu, na naszym pasku pojawią się ich kopie, Przenoszenie ikonek bez wciśniętego klawisza Ctrl spowoduje usunięcie ikonek z paska źródłowego i umieszczenie ich na pasku docelowym. Kopie te będą mieć tę samą funkcjonalność: kliknięcie na te ikonki w nowym pasku wywoła ten sam skutek, co kliknięcie na nie w pasku oryginalnym: „otwierająca się teczka” wywoła ekran dialogu z plikami, które będzie można otworzyć, „dyskietka” spowoduje zapis pliku na dysku itd. Przy otwartym ekranie „dostosowywania” z rys. 3 przenieśmy do naszego paska ikonki: „otwierająca się teczka”, „dyskietka”i „pędzelek”.

Zamykamy ekran i wypróbujemy teraz nowy pasek – to nasz nowy przybornik z najczęściej używanymi przez nas poleceniami.

Równie łatwo można zmienić pasek Menu.

Trzeci sposób wydawania poleceń to skróty klawiszowe. Twierdzimy, że jeśli użytkownik w większości używa myszki i Menu, to jest nowicjuszem, jeśli zaczyna używać pasków narzędzi, staje się kompetentnym amatorem. Ale profesjonalistą zostaje, gdy używa przeważnie skrótów klawiszowych.

Postaramy sie pokazywać skróty klawiszowe w kontekście konkretnych zastosowań, tak najlepiej zapadaja w pamięć. Naszą ambicją jest zaproszenie Was, drodzy czytelnicy, do grona profesjonalistów.

Na początek kilka skrótów związanych z rozpoczynaniem i kończeniem pracy w arkuszu:

Otwiercie nowego skoroszytu: Ctrl-N (Ctrl przytrzymany, N uderzony),

Otwarcie nowego arkusza: Shift-F11 (Shift – przytrzymany, F11 – uderzony)

Zapisanie skoroszytu ze starą nazwą:Shift-F12 (Shift – przytrzymany, F12 – uderzony)

Zapisanie skoroszytu z nową nazwą:F12

Przejście do innego otwartego skoroszytu (Ctrl-F6)

Wymienione skróty klawiszowe są obowiązują nie tylko dla Excela, ale również w innych aplikacjach MS Office, dlatego warto je zapamiętać

Przejście do następnego/poprzedniego arkusza w bieżącym skoroszycie (Ctrl-PgDn,Ctrl-PgUp)

Ten ostatni skrót jest przydatny zwłaszcza wówczas, gdy dowcipny kolega w ustawieniach wyłączy widok kart arkuszy.

Test końcowy:

Jak dokonać ustawień Excela tak, by karty arkuszy były niewidoczne? Jak się wtedy poruszać po arkuszach ?
Stworzyć swój własny pasek narzędzi „MojeNajważniejszePolecenia” i umieścić w nim polecenia: Drukowania, Podglądu drukowania i pogrubiania napisów
Co to jest automatyczne przeliczanie i jak je wyłączyć? Jak wymusić „ręcznie” przeliczanie arkusza, jak przeliczyć wszystkie otwarte skoroszyty, gdy automatyczne przeliczanie jest wyłączone? Jak przeliczyć tylko jedną komórkę?