Szkolenie:

 

Hurtownia danych analityka w MS Access

 

© WG, KR 2004-2011, tekst: WG 2011

 

Czyli:

 

 

1.    Po co?


Cóż, dość ciężko jest wytłumaczyć komuś, kto płaci za kurs Accessa, fakt, że „Accessa” w systemie analitycznym powinno być jak najmniej… ale, spróbuję.


Aby wytłumaczyć tę ideę, posłużę się pewną analogią – tekstem z popularnonaukowego programu „Sonda”, nadawanego dawno temu w telewizji, autorstwa, tragicznie zmarłych, panów Kurka i Kamińskiego. Otóż owi, tłumacząc widzom, co to jest klej, po co jest klej, jak silny może być klej i jak go stosować, użyli następującego hasła z branżowego slangu klejarzy:

 

„Klej najlepiej trzyma, gdy go ni ma.”

 

Chciało by się rzec: „Ale o co chodzi”?

 

Zrozumiałem to potem wielokrotnie, próbując kleić różne rzeczy i nadużywając kleju.

Wszak go kupiłem, wybrałem najlepszy, najdroższy, mam go, posiadam go(!) - więc „chcę go użyć!”. Klej jest najlepszy, więc na pewno sklei. Więc „kleję”! Smaruję i nawet ściskam (to wiem, że tak trzeba) i… jest sklejone – do pierwszego użycia. Wtedy zaczynają się problemy – warstwa kleju zaczyna się naciągać (luzować) i, po chwili, znów osiągam sytuację wyjściową, z tym, że oba przedmioty pokryte są dużymi kołnierzami kleju.


Żeby coś dobrze skleić, trzeba to wyczyścić, odtłuścić, wstępnie posmarować klejem obie powierzchnie, poczekać, aż trochę przeschną, posmarować cienką, jak najcieńszą, warstwą kleju i… mocno docisnąć, usuwając jego nadmiar!

Co to ma wspólnego z tematem? A z Accessem?

 

Otóż – ma.

Świat informatyki i świat biznesu to dwa różne światy. Rządzą się diametralnie różnymi prawami. Dla informatyków ważna jest stabilność systemu i jego dwojakie bezpieczeństwo: danych i informacji. Stąd wielka kariera słowa „zabezpieczenia” w informatyce bazodanowej i transakcyjnej.

Dla analityków z kolei ważna jest elastyczność i łatwa obsługa – dla nich nie są ważne dane w formie źródłowej, tylko informacje biznesowe z nich wyciągnięte. Nie mogą się skupiać na narzędziach, tylko na tym, co z tych narzędzi wychodzi – na informacji. Stąd ich zauroczenie arkuszem kalkulacyjnym – kto wyobraża sobie dzisiaj jakąkolwiek analizę bez elektronicznej tabelki?

 

Informatycy – „bezpieczeństwo danych!”, analitycy – „elastyczność arkusza!”, jak ich pogodzić?

Access! Prosta i tania baza danych. W standardzie office’owym, to samo menu, podobne narzędzia, nawet te same makra! I jest „bazą danych”, i ma obsługę SQL… Super!

 

Tylko dlaczego informatycy mawiają „Access to dziecinada.”? A analitycy, że „Access jest zbyt skomplikowany”?

 

 

Dla kogo jest więc Access?

 

Access to klej! Kupiłem, posiadam – kleję!

Uczę się go (a przynajmniej bardzo chcę go umieć!), tworzę własne bazy, napotykam problemy, kupuję książki, chodzę na kursy. Proszę zwrócić uwagę na fakt, że IT zwykle nie ma nic przeciwko temu, traktując to jako nieszkodliwe zabawy analityków – dla nas, analityków, to trochę dziwne – ta pobłażliwość i szczypta „pogardy”, czyż nie?

Kleję. Dużo kleju! Dużo pracy plus dużo kleju MUSI dać efekt! Daje?

 

Informatycy dalej swoje, jedyne, co nam dają, to jakieś eksporty ze swoich, strasznie ważnych, systemów. My te eksporty importujemy do Excela, przerabiamy makrami VBA, łączymy…

A Access dalej jawi nam się jako niedościgniony ideał spoiwa – więc próbujemy kleić…

 

Powstała już nawet, bardzo spora, grupa „specjalistów od Accessa” – wręcz zawodowo „tworząca bazy”. Bez nich, w niektórych firmach, system informacyjny nie istniałby, a oni czują się niezastąpieni. Nawet uczą innych, jak być niezastąpionym(i).

 

Są to specjaliści od kleju, nie od łączenia (klejenia).

 

 

2.    Jak?

 

Jak chcesz cos skleić, to najpierw to pooglądaj.

Dowiedz się, co jest po stronie danych (to tzw. „warstwa danych”) – jakie dane posiadasz, jaka jest ich struktura, częstotliwość odświeżania (zarówno oferowana, jak i „pożądana”), lokalizacja, zabezpieczenia (parametry dostępu)

 

Z drugiej strony zrób ewidencję, co potrzebujesz, ale nie „jakie raporty potrzebujesz” tylko jakie dane powinieneś mieć łatwo dostępne, żeby móc budować SWOJE raporty – określ środowisko (tzw. „warstwa analiz”), a nie wygląd raportów.

 

Wyczyść powierzchnie – czyli pozbądź się zbędnych, zarówno danych, jak i „żądań”.

 

Posmaruj wstępnie klejem – zrób PROTOTYPY, zarówno wyjścia danych z ERP, jak i pożądanego „wejścia” do twoich raportów.

 

Użyj kleju! – określ bazę danych, do której będziesz pobierał dane z „warstwy danych”, określ zakres przetwarzania, ulepszania, wzbogacania danych, aby można było „dokleić druga część” – już na tym etapie myśl o tej drugiej części – czyli, aby można było łatwo sięgać do owej bazy danych z poziomu klienta analitycznego – czytaj: Excela (lub innego arkusza kalkulacyjnego)

 

Dociśnij! – zautomatyzuj proces – to ma się „dziać”, a nie „ma być robione”

 

Pozwól wyschnąć – daj systemowi jakiś czas, żeby się „dotarł”, eliminując proste błędy, realizując proste rezerwy i, tym samym, informując nas o kolejnych wymaganych zmianach, ale też… o naszych potrzebach! Bo nasze potrzeby się zmieniają – dziś to wydaje nam się niezbędne, a jutro coś zupełnie innego. Warunkiem wystąpienia tej kolejnej potrzeby jest jednak zaspokojenie poprzedniej – PROTOTYP!

 

 

 

3.    Jak? – czyli: jak w praktyce?

 

Access… to tak, czy nie? Ma być, czy ma go nie być? Klei, czy nie?

Otóż TAK! Jak najbardziej – tak! Koniecznie – ale mądrze.

 

 

 

Gdzie jest siła Accessa?

·        Access to baza danych!
Obowiązują tu pojęcia: rekord, pole, kwerenda – bardzo to pasuje do owej „warstwy” danych. Dane z ERP mają przejść do Accessa, nawet w formie niewiele zmienionej, ale, jeśli to możliwe, już w formie wstępnie oczyszczonej z danych, ewidentnie niepotrzebnych. Po co, w analizie kosztów, miliony rekordów przeksięgowań rozrachunkowych i odwrotnie? Robimy dwie bazy – dla kosztów i rozrachunków – osobno, żeby sobie nie przeszkadzały (nie blokowały się) i były szybsze w odczycie.

 

·        Access to SQL!
A SQL jest szybki w zapytaniach hurtowych. Przenieś tabelę, stwórz i zmodyfikuj tabelę, wypełnij ją danymi, wyczyść z danych niepotrzebnych, dopisz (dołącz z innych tabel relacjami lub oblicz na podstawie istniejących danych) potrzebne atrybuty – kwerendami! Nie makrami! Kwe-ren-da-mi.

 

·        Access to baza plikowa!
Truizm? Być może. Plik to folder, folder to obiekt znany. Wiemy gdzie, możemy zabezpieczyć i odpowiednio udostępnić ów plik w naszym katalogu. Łatwo stworzyć kopię bezpieczeństwa, łatwo stworzyć prototyp, łatwo eksperymentować, łatwo – wreszcie – ogarnąć nasz system. Mamy pliki – bazy danych – ta od tego, tamta od tamtego, nie musimy nikogo pytać, żeby się dowiedzieć o czas ostatniego odświeżenia – w Eksploratorze Plików to dziecinnie łatwe.

 

·        Access pozwala łączyć się z tabelami zewnętrznymi
Tak! Nie „Importuj” dane zewnętrzne tylko „Połącz z danymi”. Niech Access się martwi o odświeżanie tabel. Dla nas ważne są dane w owych tabelach, nie sposób ich odświeżania. Zaawansowani przejdą zapewne na wersję „Importuj”, ale wymaga to większej wiedzy i bardzo konkretnej świadomości celu takiej operacji. Na razie, na początku – „Połącz tabele”. Access świetnie łączy się z danymi z innych systemów: SQL Servera, Oracle’a, Excela, plikami tekstowymi, plikami DBF – dosłownie wszystkim. Ujednolicając dane – specjaliści-analitycy mówią „homogenizacja bazy danych”, a specjaliści-informatycy – proces ETL (Extract, Transform, Load)

 

·        Access to pełna kontrola
Panujemy nad systemem (my, analitycy). Wiemy, gdzie są dane, znamy proces zasilania, wiemy, o co pytać lub prosić informatyka (administratora tej bazy – często my nim jesteśmy)

 

·        Access to podstawowe zabezpieczenie danych i informacji
To baza plikowa – zabezpieczenie folderu
To baza plikowa – łatwe kopie bezpieczeństwa w dowolnej ilości
To „baza danych” – tu wstawienie niechcianego wiersza przez osobę niepowołaną jest o wiele trudniejsze.

 

·        Access to wielopoziomowe kwerendy i możliwość tworzenia dowolnych tabel, również przez kwerendy – to potęga! Danych nie da się ulepszyć jednokrokowo, w jednym kroku łączymy z inną tabelą, w drugim czyścimy, w trzecim tworzymy tabelę pomocniczą, w czwartym ją poprawiamy, by w piątym, połączyć ją z powrotem z tabelą z kroku drugiego, i tak dalej, aż, na końcu, powstanie zestaw tabel, wygodnych DLA NAS, ANALITYKÓW

 

 

4.    Za ile?


Trudno powiedzieć, za ile – na pewno „tanio”.

Większość kosztu to niewątpliwie czas szkolenia administratorów takiego systemu – czyli jego użytkowników. Chcesz mieć własną hurtownię danych, dowiedz się, co to jest hurtownia danych. Chcesz mieć łatwy i elastyczny dostęp z Excela – naucz się kwerend i bogactwa ich możliwości.

Na pewno musisz poznać elementy Accessa, jak i podstawy SQL – bez tego nie ruszy się z miejsca. Musisz też być świadom „architektury” systemu, czyli co gdzie jest i po co, jak działa, jak to kontrolować, wyłapywać i identyfikować błędy, zarządzać.

Naucz się, bo… narzędzia są darmowe lub prawie-darmowe. Koszt takiego systemu to koszt pozyskania wiedzy.

 

 

5.    No i gdzie ten Access w tym wszystkim?


On jest. Niewiele go widzimy, ale on jest. Bez niego system nie istnieje. Ale, ponieważ jest trudny, jest schowany. Gdzie? Jest sobie plik w katalogu, odświeża się albo automatycznie jakimś batch-em, albo jakimś programem SQL-owym (np. AFIN.NET.IS.EXE) albo, z określoną częstotliwością, jest odświeżany ręcznie przez swojego administratora (otwórz plik i odśwież tabele połączone – wszystko). Kwerendy same sobie odświeżą resztę.

 

Klej najlepiej trzyma, gdy go ni ma.

Access jest doskonały, gdy nie trzeba go otwierać i programować.

 

Nie zdziw się więc (i nie przejmuj zbytnio), jeśli, po tym szkoleniu, nie będziesz potrafił zrobić formularza w Accessie. To nie jest niezbędne, żeby dobrze wykorzystać Accessa.

 

My uczymy „wykorzystywać Accessa”, nie „Accessa”.