Publikowanie danych przez Excela

Wojciech Gardziński, Krzysztof Rumiński

 

Podstawową funkcjonalnością systemów analitycznych jest publikacja danych. Rozróżniamy wiele poziomów takiej publikacji:

 

Excel, jako podstawowa platforma pracy analityka biznesowego, wymaga również posiadania tejże funkcjonalności. O tyle, o ile nie ma nawet co wspominać o prezentacji raportów na ekranie i ich drukowaniu (ponieważ jest to normą w aplikacjach biurowych), o tyle warto się przyjrzeć dokładniej i poznać możliwości Excela na pozostałych poziomach publikacji.

 

 

Możliwość otworzenia pliku raportu przez inną(e) osobę(y)

 

Jest to najpopularniejsza forma wymiany informacji pomiędzy jej twórcami (analitykami), a zarządem („klientami informacji”, zwanym dalej „klientem”). Klient otwiera skoroszyt ze znanej lokalizacji sieciowej i ma możliwość przeglądu, a nawet dokonywania zmian. Jest to wygodne – do czasu. Gdy skoroszyt taki zostanie otwarty przez więcej niż jedną osobę, pojawiają się problemy. Excel posiada funkcjonalność obsługi takich zdarzeń – informuje kolejnego użytkownika, kto skoroszyt już edytuje i kto ma prawa do zapisu, ale, jak wiemy, każda edycja pliku „produkcyjnego” może go uszkodzić lub zniszczyć. Argument ten podnoszą często dostawcy systemów raportujących i … mają rację – nie jest to efektywna metoda pracy.

 

 

Stworzenie pliku – kopii raportu dla celów otwierania przez inne osoby

 

Plik taki zawsze sam może stworzyć klient – nie otwierając skoroszytu produkcyjnego, ale jego kopię, dostępną w opcjach (lista rozwijalna) przy klawiszu Otwórz w oknie Otwieranie pliku. Może też otworzyć skoroszyt produkcyjny, ale wyłącznie do odczytu (opcja powyżej).

 

Rys.1. Opcje otwierania pliku

 

Wszystko można, ale… klienci informacji nigdy o tym nie pamiętają, a tą metodą nie można tego na nich wymusić.

Można stworzyć również KOPIĘ pliku produkcyjnego, po prostu zaznaczając plik w folderze i naciskając kolejno [Ctrl+C, Ctrl+V]. Trzeba to jednak robić za każdym razem po zapisie skoroszytu produkcyjnego. Klient musi wtedy zawsze otwierać pliki „kopii” – to można na nim wymusić, przesyłając pliki kopii z naszego, niedostępnego, do innego, dostępnego mu folderu sieciowego. Jednak jest z tym dużo roboty i rzadko się tę formę stosuje.

 

 

Publikacja raportu w sieci jako strony internetowej.

 

Aby opublikować raport w formie strony internetowej nie trzeba posiadać żadnych dodatkowych opcji Excela ani też dostępu do serwera FTP.

Można do zrobić do lokalizacji na dysku twardym (z tym, że publikowanie samemu sobie mija się z sensem) lub sieciowej, ale na dysk sieciowy w firmie. Wtedy klient otwiera plik, np. F:\Zarzad\Sprawozdania_NieInteraktywne.htm . Można też umieścić plik w lokalizacji internetowej, np. poprzez FTP lub poprzez opcję Opublikuj – dostęp przez Internet jest również możliwy. Pomijamy tu z wiadomych względów kwestie bezpieczeństwa danych – mówimy o możliwościach TECHNICZNYCH.

Można tego dokonać na dwa sposoby, wybierając z menu Excela Plik / Zapisz jako…/ Zapisz jako typ: Strona sieci Web (htm) lub bezpośrednio opcję Plik / Zapisz jako stronę sieci Web…

Pojawia się wtedy okno, które umożliwia wybór wielu dodatkowych opcji. Możemy w nim wskazać na lokalizację bezpośrednio na serwerze FTP (w opcji Zapisz w: na samym dole listy folderów – opisane strony są opublikowane na witrynie http:\\www.afin.net\demo\przyklady)

 

Rys.2. Okno Zapisywanie jako dla typu Strona sieci Web

 

I tak, możemy wybrać:

1) opcję: Cały skoroszyt lub Zaznaczenie – tu jest to Arkusz, ale gdybyśmy zaznaczyli tylko jakiś obszar, mielibyśmy możliwość publikacji wyłącznie tego obszaru

2) opcję: Dodaj interakcję. Umożliwia ona wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności, takich jak możliwość wpisywania danych na stronie internetowej lub obliczanie prostych formuł (bez możliwości zapisu przez klienta) Gdy użyta, wymaga doinstalowania na komputerze klienta Office Web Components (OWC), dostępne na płytce instalacyjnej MS Office.

 

Rys.3. Strona HTM nieinteraktywna

 

 

Rys.4. Strona HTM interaktywna

 

3) opcję Opublikuj: Umożliwia ona wybór dodatkowych opcji interakcji oraz wybór opcji Automatycznie opublikuj ponownie podczas każdego zapisywania tego skoroszytu - warto się jej przyjrzeć! Skoroszyt raz zapisany z tą opcją PUBLIKUJE SIĘ AUTOMATYCZNIE! (należy jeszcze potem to potwierdzić przy rzeczywistej próbie ponownej publikacji)

 

Rys.5. Okno Publikowanie jako strony sieci Web

 

 

Publikacja innych rodzajów raportów w sieci jako strony internetowej.

 

Jest to opcja całkowicie nieznana dla użytkowników Excela. Umożliwia publikację nie tylko skoroszytów, arkuszy lub obszarów z danymi, ale również OBIEKTÓW arkuszowych, takich jak wykresy, kwerendy, autofiltry, tabele przestawne, wykresy przestawne oraz (uwaga!) kombinacje tych obiektów, np. wykres przestawny, oparty na kwerendzie bazy danych. INTERAKTYWNIE, czyli z możliwością odświeżania danych!

 

 

Działający przykład

 

Aby zadziałała nam kwerenda bazy danych, musimy dysponować serwerem bazy danych. Ponieważ dla celów przykładowych nie możemy podłączać naszej kwerendy pod rzeczywiste dane firmowe, utwórzmy sami taki serwer w jego najprostszej (i bezpiecznej!) formie. Jest to zestaw plików systemu sprzedaży, w formie prostych plików typu DBF, dostępny pod adresem: http://afin.net/demo/przyklady/Dane_SQL.zip lub na witrynie www.controlling.infor.pl .

Po ściągnięciu plików, należy je rozpakować (wraz z folderem Dane_SQL) do folderu C:\CiRZ na dysku lokalnym (Pliki DBF mają się znaleźć w folderze C:\CiRZ\Dane_SQL).

 

Teraz wystarczy już tylko uruchomić nasz OPUBLIKOWANY RAPORT – wykres przestawny z tabelą przestawną z witryny http://afin.net/demo/przyklady/WykresPrzestawny.htm lub http://afin.net/demo/przyklady/WykresPrzestawnyO2003.htm (Gdy posiadamy MS Office w.2003).

… i klikać do woli.

 

Rys.6. Opublikowany Wykres przestawny

 

Polecamy w ramach ćwiczeń:

 

Jak to działa?

Kwerenda, opublikowana w pliku HTM, dostępna w Internecie, jest tylko informacją dla Waszej przeglądarki JAK pobrać dane z Waszego serwera bazy danych na Wasz ekran – dane przez Internet nie przepływają.

 

Jakie mogą wystąpić trudności techniczne?

1)      Brak zainstalowanego komponentu Office Web Components – Wasza przeglądarka dostarczy instrukcję, jak go zainstalować (Office 2003 instaluje OWC domyślnie)

2)      Zabezpieczenia przeglądarki przed wyświetlaniem zawartości aktywnej. Jeżeli taki komunikat się pojawi, dostarczy też instrukcję jak dodać witrynę do witryn zaufanych.

Ewentualne problemy pomoże usunąć firmowy informatyk.

 

Informacje o tym, co to jest kwerenda bazy danych, tabela przestawna, wykres przestawny, zdobędziecie Państwo w Pomocy MS Excel lub publikacjach wydawnictw Inforu nt. Excela.

 

Przyjemnej zabawy!